Las Cuentas Anuales de las Sociedades de Capital

Escrito por Ruth Cortés Galán, Abogada del Área Mercantil

 

El contenido de las cuentas anuales consiste en un balance, una cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria (artículo 254 de de Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (en adelante, “LSC”).

Los administradores de las sociedades de capital están obligados a formular las cuentas anuales de conformidad con lo establecido en el artículo 253 de la LSC. El plazo previsto para ello es de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 272 de la LSC, el órgano societario que debe aprobar anualmente las cuentas de la sociedad, es la Junta General de accionistas o socios. En particular, deberá celebrarse una Junta General Ordinaria de accionistas o socios dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio social con la finalidad de aprobar, en su caso, la gestión de los administradores, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado (artículo 164 de la LSC).

Las sociedades de capital tienen la obligación de depositar sus cuentas anuales en el registro mercantil correspondiente a su domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta de accionistas o socios (artículo 279 de la LSC).

En resumen y a modo de ejemplo, en una sociedad de capital cuyo ejercicio social comenzase el 1 de enero y terminase el 31 de diciembre: (i) los administradores deberían formular las cuentas anuales y convocar la Junta de accionistas o socios que las aprueben antes del 1 de abril del ejercicio en curso; (ii) los accionistas o socios deberían aprobar dichas cuentas antes del 1 de julio del ejercicio en curso: (iii) finalmente, la sociedad debe depositar las cuentas formuladas y aprobadas antes del 1 de agosto del ejercicio en curso.

Los accionistas o socios, a partir de la convocatoria de la Junta General, pueden solicitar y obtener de manera inmediata y gratuita, los documentos sometidos a aprobación en la misma, esto es, las cuentas anuales, y en su caso, el informe de gestión y del auditor de cuentas (artículo 272 de la LSC).

Junto a ello, durante la celebración de la Junta General que someta a aprobación las cuentas anuales, los accionistas o socios podrán solicitar verbalmente los informes o aclaraciones que estimen pertinentes no pudiendo denegarse dicha solicitud cuando esté apoyada por socios que representen, al menos, el 25% del capital social (artículos 196 y 197 de la LSC).

Sólo determinadas sociedades deben someter sus cuentas anuales a un informe de auditoría. De acuerdo con el artículo 263 de la LSC, quedan exceptuadas de la obligación de auditar sus cuentas las sociedades que puedan presentar balance abreviado. En particular, para poder acogerse a esta excepción han de cumplirse dos de los siguientes requisitos: (i) que el total de las partidas de activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros; (ii) que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros; (iii) que el número de trabajadores durante el ejercicio no sea superior a cincuenta (artículo 257 de la LSC).

No obstante, la sociedad, voluntariamente, puede someter sus cuentas anuales a verificación contable.

Junto a ello, aunque la sociedad no esté obligada a auditar sus cuentas conforme a los criterios que más abajo se describen, los accionistas o socios que representen, al menos, el 5% del capital social, pueden solicitar del registrador mercantil del domicilio social, que, con cargo a la sociedad, nombre un auditor para que realice una revisión de las cuentas anuales, siempre y cuando no hubieran transcurrido tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio en curso (artículo 265 de la LSC).

En principio, no existe una obligación de repartir un dividendo anual a los accionistas o socios. La Junta General de accionistas o socios es libre de aprobar o no un reparto de dividendos. Si bien, es cierto que existe un derecho de los accionistas o socios de participar en las ganancias sociales. No obstante, esta tensión ha venido a moderarse tras la reciente aprobación de la Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la LSC, por la cual se ha previsto el derecho de separación del accionista o socio siempre y cuando: (i) hubiera votado a favor de la distribución de los beneficios sociales en la Junta General de accionistas o socios; (ii) que en la referida Junta no se acordara la distribución de al menos, un tercio de los beneficios propios de la explotación del objeto social obtenidos durante el ejercicio anterior, en el supuesto en el que dichos beneficios sean legalmente repartibles (348 bis de la LSC).

Dos de las consecuencias más frecuentes en el contexto económico actual consisten en que si existe un desequilibrio patrimonial en los fondos propios de la sociedad, ésta puede (i) bien incurrir en causa de reducción obligatoria del capital social, por existir pérdidas que hayan disminuido su patrimonio neto por debajo de las dos terceras partes de la cifra de capital (exclusivamente el caso de sociedades anónimas); (ii) bien incurrir en causa de disolución obligatoria por quedar el patrimonio neto de la sociedad reducido a menos de la mitad de su capital social. En caso de no subsanar esta última situación, los administradores de la sociedad quedarían expuestos a dos consecuencias principalmente: (i) responsabilidad solidaria objetiva: los administradores responderán solidariamente de las obligaciones en que la sociedad incurra desde el momento en que conocieran o debieran conocer la existencia de la causa legal de disolución (artículo 367 de la LSC); (ii) responsabilidad subjetiva: en el supuesto de que los acreedores de la sociedad instaran el concurso de la misma, dicho concurso podría calificarse como culpable si la sociedad está incursa en causa de disolución. Esto significa que podría derivarse para los administradores una posible responsabilidad consistente en quedar obligados a cubrir total o parcialmente el déficit de la sociedad (artículo 164 y 172 bis de la Ley Concursal 22/2003, de 9 de julio).

La consecuencia más directa en caso de falta de depósito de las cuentas anuales transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social, es el cierre de la hoja registral de la sociedad (artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil).

Junto a ello, los administradores tienen el deber de actuar diligentemente en la llevanza de los asuntos de la sociedad. Por ello, siendo su obligación la formulación de las cuentas anuales como hemos anteriormente explicado, podría exigírseles responsabilidad por un desempeño de su cargo no diligente en caso de no formularlas, de conformidad con lo previsto en los artículos 225 y 253 de la LSC.

No obstante, esta responsabilidad sería sólo exigible por los accionistas o socios si éstos pueden probar que la falta de formulación de las cuentas anuales les ha ocasionado un daño. 

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